Tác giả: Luật gia Nguyễn Thị Minh Liên

Nội quy lao động có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. Việc đăng ký nội quy lao động sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống những quy tắc xử sự chung và riêng cho từng lao động, xử lý các hành vi vi phạm cũng như các biện pháp đối với các hành vi này. Bài viết sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn tổng quan về đăng ký nội quy lao động.

1. Nội quy lao động là gì?

Nội quy lao động là văn bản mà người sử dụng lao động đặt ra với mục đích duy trì kỷ luật lao động trong môi trường làm việc. Theo đó, người lao động phải tuân theo những điều khoản quy định trong nội quy trong suốt quá trình làm việc.

Căn cứ Khoản 2 Điều 118 Bộ luật lao động 2019 và Khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan và phải bao gồm những nội dung chủ yếu sau:

– Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;

– Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;

– An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc; – Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định tại Điều 85 Nghị định này;

– Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;

– Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động;

– Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động: quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm;

– Trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;

– Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

2. Hiệu lực của nội quy lao động

Liên quan đến hiệu lực của nội quy lao động, Điều 121 Bộ luật lao động 2019 quy định như sau:

“Điều 121. Hiệu lực của nội quy lao động

Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 119 của Bộ luật này nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.”

Như vậy, nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Trường hợp người sử dụng lao động dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định.

3. Có bắt buộc đăng ký nội quy lao động?

Khoản 1 Điều 119 Bộ Luật Lao Động 2019 quy định các trường hợp bắt buộc đăng ký nội quy lao động như sau:

“Điều 119. Đăng ký nội quy lao động

1. Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.”

Ngoài ra, Khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định như sau:

“Điều 69. Nội quy lao động

Nội quy lao động tại Điều 118 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

1. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.”

Như vậy, doanh nghiệp phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

4. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Căn cứ Điều 120 Bộ luật lao động 2019 và Điểm 8.3 Khoản 8 Mục I Phần II Quyết định 338/QĐ-LĐTBXH ngày 17/3/2021, hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

– Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

– Nội quy lao động;

– Văn bản góp ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;

– Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

5. Thủ tục đăng ký nội quy lao động

Điểm 8.1 Khoản 8 Mục I Phần II Quyết định 338/QĐ-LĐTBXH ngày 17/3/2021 quy định về thủ tục đăng ký nội quy lao động như sau:

* Trình tự thực hiện

– Bước 1: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ theo quy định của pháp luật và nộp cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền) nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

– Bước 2: Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền) thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động.”

* Cách thức thực hiện:

Thực hiện theo một trong các hình thức sau:

– Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến cơ quan chuyên môn về lao động;

– Nộp hồ sơ trực tiếp;

– Nộp hồ sơ qua đường bưu điện.

* Nơi nộp hồ sơ:

– Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội;

– Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh ủy quyền): Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội.

6. Không đăng ký nội quy lao động bị xử phạt thế nào?

Khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về vi phạm quy định về kỷ luật lao động như sau:

“Điều 19. Vi phạm quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;

b) Không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật;

c) Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động;

d) Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;

Căn cứ quy định trên, đối với người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên mà không có nội quy lao động bằng văn bản thì sẽ bị phạt tiền từ 5 – 10 triệu đồng.

Lưu ý mức phạt tiền này là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân (căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

---

Trên đây là nội dung bài viết của Minh Long Legal về “Quy Định Về Đăng Ký Nội Quy Lao Động Mới Nhất 2023″ cùng những thông tin liên quan. Quý khách có nhu cầu soạn thảo hồ sơ đăng ký nội quy lao động, vui lòng liên hệ với Minh Long Legal ☎ 03 7777 3369 hoặc ✉ minhlonglegal@gmail.com để được hỗ trợ nhanh nhất!